КАДРОВЫЙ АУДИТ.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА.
ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
АУТСОРСИНГ.
- ЭТО ЗНАЧИТЕЛЬНО ДЕШЕВЛЕ ОТДЕЛА КАДРОВ
- ВОССТАНАВЛИВАЕМ ЛЮБУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
- ГАРАНТИРУЕМ СОБЛЮДЕНИЕ СРОКОВ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
КАДРОВЫЙ АУТСОРСИНГ.
Одним из способов обеспечения надлежащего кадрового учёта на предприятии является переход на комплексное обслуживание, осуществляемое специализированной компанией, имеющей богатый опыт работы с клиентами самых разных сфер экономической деятельности. Это широко распространённая практика в развитых странах, где такие услуги называются «аутсорсинг» (от англ. out – внешний и source – источник).
Кадровый аутсорсинг включает в себя несколько шагов :
- Аудит кадрового делопроизводства
- Анализ ситуации
- Восстановление документации (при необходимости)
- Ведение кадрового делопроизводства
Аудит кадрового учета позволяет определить актуальное положение дел в кадровом делопроизводстве. Анализ ситуации (по итогам аудита) позволяет простроить план дальнейший работы и восстановления документации (если это окажется необходимым по итогам аудита).
За 14 лет работы наши клиенты не получили ни одного штрафа по нашей недоработке
Ошибки в кадровом учете и его отсутствие
Ошибки кадровика могут привести к высоким штрафам при проверке трудовой инспекции — от 50 000 до 100 000 рублей за каждое нарушение. Даже самые безобидные ошибки в работе кадровой службы грозят работодателю значительными штрафами и конфликтами с сотрудниками.
В большинстве организаций кадровый учет не организован должным образом. Работу по ведению кадров поручают сотруднику без соответствующего образования, например, бухгалтеру. Нарушаются требования к срокам хранения документов, настройки программ выставлены некорректно.
За последние годы все чаще работодатели подвергаются ответственности за нарушение трудового законодательства. Административная ответственность возникает в отношении каждого нарушения отдельно, поэтому при проведении контрольных мероприятий общая сумма штрафов может достигнуть миллиона рублей. Правильное ведение кадрового учета поможет избежать серьезных финансовых потерь и репутационных рисков.
Рассмотрим самые распространенные ошибки в кадровой работе, которые встречаются даже в крупных организациях.
Отсутствие организованной системы кадрового учета
Неорганизованность системы кадрового делопроизводства приводит к конфликтам с сотрудниками и штрафам. За нарушения компанию могут оштрафовать на 50 000-100 000 рублей. Избежать конфликтных ситуаций и штрафов по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ можно, грамотно выстроив систему кадрового учета.
Устаревшие кадровые документы и локальные акты
В трудовом законодательстве происходит множество изменений более 20 нововведений в год. Ошибки чреваты не только штрафами, но и судами с экс-сотрудниками.
Неправильное определение сроков трудового договора
Неверно выбранный тип трудового договора. Нарушение сроков срочного трудового договора или заключение его без основания. Подмена трудового договора гражданско-правовым. Нарушение сроков оформления трудового договора - это административный проступок, штраф для юрлиц составляет от 50 до 100 тысяч рублей. За подмену трудового договора гражданско-правовым работодателю грозят штрафы и доначисления.
Игнорирование отраслевых нормативных актов
Игнорирование нормативных документов, которые касаются отдельных профессий и должностей, норм рабочего времени для разных категорий работников, льгот и других преференций для отдельных категорий работников.
Отсутствие ознакомления с локальными документами
Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными актами. Неознакомление может привести к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Ошибки в определении размера оклада работника
Наиболее частая причина неправильного установления оклада - использование неверного МРОТ, игнорирование региональных норм, районных коэффициентов, северных надбавок, устанавливающие более высокие показатели.
Непредоставление положенных гарантий и компенсаций
Работодатели нередко забывают о предоставлении льгот и компенсаций определенным категориям работников. Кадровики должны знать весь перечень гарантий, положенных сотрудникам в зависимости от их статуса, возраста, условий труда и других факторов. Незнание этих требований приводит к нарушению прав работников и штрафам для организации. Особое внимание следует уделять работникам с особым статусом - инвалидам, несовершеннолетним, беременным женщинам и другим категориям. При приеме на работу можно предусмотреть вопрос о наличии особого статуса, это упростит решение споров в будущем. Несвоевременное предоставление положенных льгот может стать основанием для трудовых споров.
Отсутствие или неправильное составление графика отпусков
График отпусков - обязательный документ, но многие работодатели его игнорируют. Отсутствие графика отпусков - частая ошибка, особенно в небольших компаниях. График отпусков в обязательном порядке должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Отсутствие графика неминуемо повлечет штраф. За непредоставление отпуска сотруднику на протяжении более двух лет подряд компании грозит штраф 30000–50000 рублей. В график в течение года можно вносить изменения при появлении новых сотрудников или при переносе отпуска по просьбе работника. При увольнении работника, который не использовал отпуск, организация выплачивает компенсацию за все неиспользованные дни.
Несоблюдение процедур изменения трудового договора
Любые изменения существенных условий труда требуют заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. А также, требуется соблюдение установленных законом сроков для его заключения.
Нарушения при работе с персональными данными
Защита персональных данных работников - одна из важнейших обязанностей работодателя. За нарушение законодательства о защите персональных данных работодатель может быть привлечен к серьезной ответственности.
Неправильное ведение кадрового документооборота
Многие кадровики нарушают требования к оформлению и хранению кадровых документов. Нарушаются требования к срокам и порядку хранения и уничтожения документов. Правильное ведение документооборота требует знания всех требований к кадровым документам. Трудовая инспекция следит, как компании учитывают рабочее время сотрудников. Получить штраф рискуют те, кто вообще не ведет учет, и те, кто организовал его неправильно. Необходимо регулярно проводить внутренний аудит кадровой документации для выявления и устранения нарушений.
За что штрафуют кадровиков?
Нарушения в сфере воинского учета
Для организаций:
- Не предоставил списки граждан — для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для организаций — от 350 000 до 400 000 рублей (статья 21.1 КоАП РФ).
- Не обеспечил явку по мобилизации — для должностных лиц от 60 000 до 80 000 рублей, для организаций — от 400 000 до 500 000 рублей (статья 19.38 ч. 1 КоАП РФ).
- Не уведомил сотрудника о повестке — для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для организаций — от 350 000 до 400 000 рублей (статья 21.2 КоАП РФ).
- Не исполнил обязанность по поставке техники — для должностных лиц от 60 000 до 80 000 рублей, для организаций — от 400 000 до 500 000 рублей (статья 19.38 ч. 2 КоАП РФ).
- Не исполнил транспортные обязанности — для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для организаций — от 350 000 до 400 000 рублей (статья 19.25 КоАП РФ).
Нарушение в сфере обработки персональных данных
- для должностных лиц — от 50 000 до 100 000 рублей;
- для организаций — от 150 000 до 300 000 рублей.
- неуведомление или несвоевременное уведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать персональные данные внесён в ч. 10 ст. 13.11 КоАП и составит от 100 000 до 300 000 рублей.
- неподача уведомления в Роскомнадзор об утечке персональных данных составит от 1 миллиона до 3 миллионов рублей согласно новой ч. 11 ст. 13.11 КоАП.
Те же нарушения повторно
- для должностных лиц — от 300 до 500 тыс. руб.;
- для юридических лиц — от 1 млн до 1,5 млн руб.
Нарушение в сфере миграционного учёта
- за не постановку на учет для принимающей стороны организациям — от 400 000 до 500 000 ₽
- за нарушение сроков регистрации от 5 000 до 7 000 ₽ за каждого незарегистрированного в Москве, Санкт‑Петербурге, Московской и Ленинградской областях; от 2 000 до 5 000 ₽ за каждого незарегистрированного в остальных регионах
- за неуведомление о приёме на работу иностранного гражданина
— для должностных лиц — от 35 до 50 тысяч рублей (в пределах Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга и Ленинградской области — до 70 тысяч рублей).
— для юридических лиц или ИП — от 400 до 800 тысяч рублей (в пределах Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга и Ленинградской области — до 1 млн рублей) или временная приостановка деятельности организации на период от 14 до 90 суток.
За грубые нарушения трудового законодательства возможна уголовная ответственность, вплоть до лишения свободы.
Не рискуйте. Лучше доверьтесь профессионалам:
- Мы не болеем
- Мы не уходим в отпуск
- Мы в курсе всех изменений в законодательстве
Мы гарантируем:
- Работая с нами Вы не получите ни одного штрафа.
- Штрафы, полученные по нашей вине, оплачиваем мы.
- Соблюдение сроков сдачи отчетности.
- Конфиденциальность в соответствии с Законом о защите персональных данных.
